"Historian kirjoittavat voittajat" -sanonta kuvastaa sitä, kuinka valtaapitävät määrittelevät virallisen totuuden. Sama pätee myös datanhallintaan - se, kuka määrittelee sanaston ja roolit, määrittelee samalla sen, miten tietoa organisaatiossa käsitellään ja kenellä on valta päättää sen käytöstä. Jos sanasto luodaan vain yhden osapuolen ehdoilla, kuten IT:n tai riskienhallintatiimin näkökulmasta, voi syntyä järjestelmä, joka palvelee lähinnä hallintaa ja kontrollia, mutta ei liiketoiminnan tarpeita.
Datanhallinta ei ole pelkkää teknologiaa ja sääntöjen listaamista – se on vallankäytön järjestelmä. Sen avulla määritellään, miten dataa ryhmitellään, miten hierarkia rakentuu ja minkä liiketoiminta-arvon ympärille hallintamalli rakennetaan. Jokaisessa organisaatiossa valinnat siitä, mitä dataa ensisijaisesti hallitaan, eivät ole neutraaleja, vaan ne heijastavat organisaation strategiaa ja joskus myös yksittäisten ihmisten tai tiimien agendoja.
Mietitäänpä hetki, kuinka dramaattisia seurauksia sanaston määrittelyllä voi olla. Onko "tietovastaava" sankari, joka puolustaa tiedon eheyttä, vai paperinpyörittäjä, jonka työstä kukaan ei tiedä? Onko "tietotuote" innovatiivinen tapa tehdä tiedosta liiketoiminnan ytimessä oleva hyödyke vai pelkkä uusi etiketti vanhoille excel-taulukoille? Ja ennen kaikkea – kuka saa päättää, mitä mikäkin tarkoittaa? Jos määrittelijänä toimii henkilö, joka haluaa ensisijaisesti ajaa tekoälyn käyttöönottoa, saattaa koko hallintamalli rakentua AI-optimoidun tiedon ympärille – riippumatta siitä, onko se liiketoiminnan todellinen prioriteetti.
Datanhallintamallin rakentamisessa yksi suurimmista kompastuskivistä on juuri sanaston jalkauttaminen. Mikään ei ole turhauttavampaa kuin kuukausien työ määritelmien ja rakenteiden luomisessa, jos lopulta kaikki ymmärtävät termit omalla tavallaan. Kun yksi ajattelee, että "asiakastieto" tarkoittaa asiakastietojärjestelmässä olevaa tietoa ja toinen tulkitsee sen tarkoittavan kaikkia asiakaskohtaamisia, tulee "tiedon laatu" väistämättä kärsimään. Tämän vuoksi on kriittistä, että tietoarkkitehti ja liiketoiminta ovat mukana jo alkuvaiheessa määrittelemässä, mitä mikäkin tarkoittaa – ja että nämä määritelmät viedään organisaation kaikkiin kulmiin.
On houkuttelevaa ajatella, että voisimme rakentaa täysin neutraalin ja objektiivisen datanhallintamallin, joka palvelee kaikkia. Mutta valitettavasti se on utopiaa. Ihmiset eivät koskaan toimi täysin ilman ennakko-oletuksia, eikä ole realistista uskoa, että voisimme avata ja sopia kaikki oletukset yhdessä. Sen sijaan jaetun, selkeästi määritellyn sanaston avulla voimme vähintäänkin linjata keskeiset käsitteet niin, että lopputuloksen onnistumisen todennäköisyys kasvaa.
Lopuksi konkretiaa: Jos datanhallinta olisi kartta, sanasto olisi kompassi. Ilman sitä on ihan sama, kuinka hienoja tiekarttoja piirrämme, jos suuntavaisto puuttuu, päädymme lopulta ihan minne sattuu.